Chaque année, Thermo King Europe invite ses concessionnaires pour les remercier de l'année écoulée et pour révéler les priorités et les initiatives pour l'année à venir lors de la Conférence des responsables concessionnaires (DPC).
Cependant, en raison de l'épidémie de la Covid-19, il était impossible d'organiser un événement en présentiel. Nous avons donc dû prendre une décision : devions-nous organiser une DPC virtuelle ou laisser passer un an ?
« Nous avons très rapidement convenu qu'il était impossible de sauter cette édition - surtout après une année aussi extraordinaire », assure Erika Smets, Responsable de la communication marketing chez Thermo King EMEA. « Et je pense que l'effort a été apprécié - près de 100 % de nos invités se sont inscrits à l'événement virtuel. C'est du jamais vu ! »
Transformer 2,5 jours en un événement de 4 heures
« Au cours des années précédentes, nous organisions la DPC sur 2,5 jours - avec des présentations, des activités de consolidation d'équipe et des lancements de produits. C'était un défi de transformer la DPC en un événement virtuel. Il aurait été impossible de garder nos concessionnaires collés à leur écran pendant si longtemps.
Notre solution ? Nous avons condensé la DPC en un événement virtuel de 4 heures, avec 4 segments distincts. »
- Rencontre et accueil
« Au lieu de nous rencontrer lors d'une réception, nous avons organisé un moment d'accueil avant l'événement, au cours duquel nous avons pu rencontrer des concessionnaires et des collègues de toute la région EMEA. »
- Livestream sur le leadership
« Notre président, Francesco Incalza, et son équipe de dirigeants, ont prononcé des discours inspirants pour décrire la vision stratégique et commerciale de Thermo King pour l'année à venir. »
- Ateliers
« 8 ateliers de 15 minutes avec des experts en la matière sur LES thèmes qui définiront 2021 - présentant les développements futurs de nos gammes pour porteurs et semi-remorques, nos offres de services, les tendances de la chaîne du froid pharmaceutique, et bien plus encore, etc. »
- Exposition virtuelle
« Avec différents stands virtuels révélant les dernières campagnes marketing et où les visiteurs ont pu télécharger et collecter des goodies virtuels (sous forme de matériel promotionnel numérique, etc.). »
Presque 100 % de tous les concessionnaires se sont inscrits ! C'est du jamais vu !
Une DPC différente tout en conservant les traditions
« Nous avons essayé de garder l'événement virtuel aussi proche que possible de la véritable DPC », souligne Erika Smets.
- Gadgets signature
« Chaque année, nos visiteurs à la DPC reçoivent un bloc-notes signature qui est en quelque sorte un objet de collection. Donc, cette année, nous avons livré les bloc-notes par colis postal à leur concession. »
- Concessionnaire de l'année
« Au début, nous ne savions pas comment aborder la cérémonie de remise des prix du concessionnaire de l'année. Mais tous nos concessionnaires ont vraiment fait un effort supplémentaire lors de l'épidémie de la Covid-19. Et ils ont pris la responsabilité d'organiser des événements clients et ont fait de notre groupe frigorifique Advancer une réussite. Nous avons pensé que ... TOUS les concessionnaires méritaient de remporter ce prix prestigieux. Et c'est ce que nous avons fait. »
Un cauchemar logistique couronné de succès
« Le lancement virtuel de l'Advancer a probablement été l'un des projets les plus difficiles auxquels j'ai été confrontée chez Thermo King », avoue Erika Smets. « Même si ce n'était pas aussi complexe que cette DPC virtuelle. »
« Lors du lancement de l'Advancer en juin 2020, nous avons réalisé une vidéo pour un seul public. Lors de la DPC numérique, nous avions plusieurs formats, une complexité technologique et logicielle, nous avions plus d'intervenants, plus de contenu, plusieurs ateliers en même temps, etc... »
« Le plus grand cauchemar logistique ? Certainement les ateliers. Nous avons dû assurer l'événement en 7 (!) langues différentes à 8 groupes différents dans 6 salles virtuelles… SIMULTANÉMENT ! »
C'était un super événement. Mais j'espère que la DPC se tiendra normalement l'année prochaine.
Virtual DPC next year?
« Après le lancement de l'Advancer, nos visiteurs étaient impatients de découvrir d'autres événements comme celui-ci. Cependant, je pense qu'aujourd'hui tout le monde sature du nombre de webinaires qui ont eu lieu. Parce que la phrase que nous avons le plus entendu était : « C'était un super événement. Mais j'espère que la DPC se tiendra normalement l'année prochaine. » »
« Espérons que nous pourrons nous rendre dans un endroit de rêve l'année prochaine », conclut Erika Smets.
